ACCORD RELATIF AU TRAITEMENT DES DONNÉES

Dernière mise à jour : 13 novembre 2026

Ceci est une traduction fournie à titre de commodité. La version anglaise est la version qui fait foi et prévaut en cas de divergence.

1. À PROPOS DU PRÉSENT ACCORD

1.1 Les parties. Le présent Accord relatif au traitement des données (le « DPA ») est conclu entre Brahim Ouasti EI, exerçant sous le nom commercial Inumbra Labs, entrepreneur individuel immatriculé en France au Registre national des entreprises sous le numéro SIREN 538 543 034, numéro de TVA intracommunautaire FR24538543034, qui exploite Harnay (« Harnay », « nous », « notre » ou « nos »), et le cabinet vétérinaire qui a accepté les Conditions applicables aux cabinets (le « Cabinet » (« Practice »), « vous », « votre » ou « vos »).

1.2 Application. Le présent DPA fait partie des Conditions applicables aux cabinets, disponibles à l'adresse https://harnay.com/practice-terms, qui l'intègrent par référence. Il s'applique à Harnay Pro tel que défini dans les Conditions applicables aux cabinets : le Portail accessible à l'adresse pro.harnay.com, ses Sièges, le Vetty Scribe qu'il inclut, le référencement sur la Place de marché, ainsi que les Consultations, dossiers et comptes rendus traités par leur intermédiaire. Il couvre le traitement effectué par Vetty Scribe au sein de Harnay Pro, comme le décrivent les articles 7.6 à 7.12. L'accord relatif au traitement des données de Vetty Scribe, disponible à l'adresse https://vettyscribe.com/dpa, s'applique uniquement à un abonnement Vetty Scribe autonome souscrit sur vettyscribe.com, qui est distinct de Harnay Pro.

1.3 Objet. Le présent DPA fixe les conditions dans lesquelles Harnay traite des données à caractère personnel pour le compte du Cabinet, comme l'exigent l'article 28 du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le « RGPD » (« GDPR »)) et les règles équivalentes des autres Lois sur la protection des données.

1.4 Ordre de priorité. En cas de divergence entre le présent DPA et les Conditions applicables aux cabinets concernant le traitement des données à caractère personnel, le présent DPA prévaut. Lorsque les Clauses contractuelles types s'appliquent en vertu de l'article 10 et divergent du présent DPA, les Clauses contractuelles types prévalent.

1.5 Langue. Le présent DPA est rédigé en anglais, et le texte anglais fait foi. Le présent texte en est la version française ; toute traduction que nous publions est fournie à titre de simple commodité.

2. DÉFINITIONS

2.1 Les termes définis dans les Conditions applicables aux cabinets (notamment Administrateur, Client, Consultation, Invité, Place de marché, Membre, Participant, Portail, Lien Cabinet, Siège, Vétérinaire et Vetty Scribe) ont la même signification dans le présent DPA.

2.2 Les termes « responsable du traitement » (« controller »), « sous-traitant » (« processor »), « personne concernée » (« data subject »), « données à caractère personnel » (« personal data »), « traitement » (« processing »), « violation de données à caractère personnel » (« personal data breach ») et « autorité de contrôle » (« supervisory authority ») ont le sens qui leur est donné dans le RGPD. Au regard des autres Lois sur la protection des données, ils englobent les termes équivalents qui y sont employés, tels que « organisation » (« organisation ») et « intermédiaire de données » (« data intermediary ») au sens du droit de Singapour.

2.3 Dans le présent DPA :

• Copies Client (« Client Copies ») : les copies qu'un Client conserve dans son propre compte harnay.com de ses réponses au questionnaire préalable et de leurs pièces jointes, des messages et fichiers échangés dans la messagerie d'une Consultation, et de la version de chaque compte rendu signé rédigée à son intention.
• Lois sur la protection des données (« Data Protection Laws ») : le RGPD et la législation française relative à la protection des données ; le décret-loi fédéral n° 45 de 2021 des Émirats arabes unis relatif à la protection des données personnelles (le « UAE PDPL ») ; le Personal Data Protection Act 2012 de Singapour (le « PDPA ») ; le Privacy Act 1988 australien, y compris les Australian Privacy Principles ; et le Privacy Act 2020 néo-zélandais ; dans chaque cas dans la mesure où ils s'appliquent au traitement.
• Dossiers du Cabinet (« Practice Records ») : les données à caractère personnel décrites à l'article 3.1 et à l'Annexe 1.
• Clauses contractuelles types (« Standard Contractual Clauses ») : les clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers approuvées par la Commission européenne dans la décision d'exécution (UE) 2021/914.
• Sous-traitant ultérieur (« Sub-processor ») : un tiers auquel Harnay fait appel pour traiter des Dossiers du Cabinet.

3. RÔLES ET CHAMP D'APPLICATION

3.1 Harnay en tant que sous-traitant. Le Cabinet est le responsable du traitement, et Harnay le sous-traitant, des Dossiers du Cabinet, qui sont :

• (a) les dossiers clients et patients du Cabinet dans le Portail : les clients et patients qu'il ajoute ou importe, et ses notes relatives aux clients, aux patients et aux rendez-vous ;
• (b) le contenu de chaque Consultation tel qu'il est conservé pour le Cabinet : les réponses du Client au questionnaire préalable et leurs pièces jointes ; les messages et fichiers échangés dans la messagerie ; l'enregistrement du microphone de chaque Participant, jusqu'à sa suppression ; la trace de la connexion de chaque Participant, avec la version de l'avis d'enregistrement affiché ; la transcription ; et le projet de compte rendu et le compte rendu signé, tant la note clinique que la version rédigée à l'intention du Client ;
• (c) les fichiers que le Cabinet ajoute aux rendez-vous ;
• (d) les dossiers de chaque consultation en présentiel enregistrée avec Vetty Scribe : l'enregistrement, jusqu'à sa suppression ; la confirmation que le client a consenti, avec son heure ; la transcription et le résultat brut fourni par le Sous-traitant ultérieur de reconnaissance vocale ; les éléments qui en sont extraits ; le projet de compte rendu et le compte rendu signé, avec leurs versions et leur piste d'audit ; et les informations relatives au client et au patient saisies à cette fin ; et
• (e) toute autre donnée à caractère personnel que le Cabinet ou ses Membres saisissent dans le Portail au sujet des clients et patients du Cabinet.

3.2 Harnay en tant que responsable du traitement. Harnay est un responsable du traitement indépendant, et le présent DPA ne s'applique pas, pour les comptes des propriétaires et les données de la place de marché, comme le décrit notre Politique de confidentialité, disponible à l'adresse https://harnay.com/privacy-policy. Cela couvre :

• (a) les comptes des propriétaires d'animaux sur harnay.com, leurs profils et les animaux qu'ils y enregistrent ;
• (b) les Copies Client ;
• (c) les réservations, paiements, remboursements, annulations, absences, avis et les données relatives aux Commissions Nouveau Client ;
• (d) la Place de marché : les profils publics et fiches de référencement des Cabinets et des Vétérinaires ;
• (e) les comptes des Membres, leurs licences et l'examen des licences, ainsi que l'échantillon de voix et les échantillons de rédaction d'un Vétérinaire (article 7.9) ;
• (f) les données de sécurité, de prévention de la fraude, de limitation du débit et d'erreurs du service, ainsi que les enregistrements des consentements aux cookies.

3.3 Données détenues au titre des deux rôles. Certains contenus existent à la fois dans les Dossiers du Cabinet et sous forme de Copie Client : le questionnaire préalable, la messagerie et la version de chaque compte rendu signé rédigée à l'intention du Client. Harnay détient la copie du Cabinet en tant que sous-traitant en vertu du présent DPA, et la Copie Client en tant que responsable du traitement afin que le Client en conserve l'accès. La fin du présent DPA, ou la fermeture du Cabinet, met fin à la première et non à la seconde. Toutes deux sont supprimées à l'expiration de la durée prévue à l'article 13.1.

3.4 Description du traitement. L'Annexe 1 décrit l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, ainsi que les catégories de données à caractère personnel et de personnes concernées.

4. INSTRUCTIONS ET OBLIGATIONS DU CABINET

4.1 Instructions documentées. Le Cabinet donne instruction à Harnay de traiter les Dossiers du Cabinet afin de fournir Harnay Pro comme le décrivent les Conditions applicables aux cabinets, notamment d'enregistrer, de transcrire et de rédiger des comptes rendus comme le décrit l'article 7 et de les conserver et de les supprimer comme le décrit l'article 13. Les Conditions applicables aux cabinets, le présent DPA, l'utilisation et la configuration du Portail par le Cabinet, ainsi que toute autre instruction écrite que le Cabinet donne et que Harnay accepte, constituent l'intégralité des instructions documentées du Cabinet.

4.2 Obligations du Cabinet. Le Cabinet :

• (a) est responsable de disposer d'une base juridique pour les Dossiers du Cabinet et pour leur traitement par Harnay en vertu du présent DPA ;
• (b) informe ses clients de la manière dont leurs données sont traitées, notamment du fait que chaque Consultation est enregistrée et transcrite pour établir le compte rendu que reçoit le Client, sur la base du contrat en vertu duquel la Consultation se tient (article 7.1), que les comptes rendus sont rédigés au moyen de l'intelligence artificielle puis relus et signés par le Vétérinaire, et que les dossiers sont conservés auprès de Harnay ;
• (c) avant qu'une consultation en présentiel soit enregistrée avec Vetty Scribe, informe toutes les personnes présentes qu'elle est enregistrée et transcrite, obtient tout consentement à l'enregistrement qu'exige la loi du lieu de la consultation, et n'enregistre aucune personne qui a refusé ou retiré son consentement, comme le décrit l'article 8.9 des Conditions applicables aux cabinets ;
• (d) répond aux demandes de ses clients concernant les Dossiers du Cabinet, avec l'assistance de Harnay prévue à l'article 11 ;
• (e) conserve les dossiers exigés par son autorité de régulation et par la loi, en les exportant lorsqu'il doit les conserver plus longtemps que Harnay ; et
• (f) ne donne à Harnay que des instructions conformes aux Lois sur la protection des données.

5. OBLIGATIONS DE HARNAY

5.1 Instructions. Harnay ne traite les Dossiers du Cabinet que sur instruction documentée du Cabinet, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers, à moins qu'une disposition du droit de l'Union européenne ou du droit d'un État membre auquel Harnay est soumise ne l'exige. Dans ce cas, Harnay informe le Cabinet de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si ce droit interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

5.2 Instructions illicites. Harnay informe immédiatement le Cabinet si, selon elle, une instruction constitue une violation des Lois sur la protection des données. Harnay peut suspendre le traitement concerné jusqu'à ce que le Cabinet confirme ou modifie l'instruction.

5.3 Confidentialité. Harnay veille à ce que chaque personne qu'elle autorise à traiter les Dossiers du Cabinet soit soumise à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale, et ne les traite que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service.

5.4 Sécurité. Harnay met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles figurant à l'Annexe 3, qui sont conçues pour satisfaire à l'article 32 du RGPD. Harnay peut les modifier au fil du temps, à condition que le niveau global de protection ne soit pas réduit.

5.5 Aucune autre utilisation. Harnay ne vend pas les Dossiers du Cabinet, ne les utilise pas à ses propres fins, et ne les utilise pas, ni ne permet à un Sous-traitant ultérieur de les utiliser, pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

5.6 Assistance. Compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition, Harnay aide le Cabinet à respecter ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD : sécurité, notification des violations de données à caractère personnel, analyses d'impact relatives à la protection des données et consultation préalable d'une autorité de contrôle. Harnay fournit les informations qu'elle détient sur le traitement, telles que le présent DPA et ses annexes, et répond aux questions raisonnables.

6. PERSONNEL ET RESPONSABLE DES INCIDENTS

Brahim Ouasti est le contact de Harnay pour la protection des données et est responsable de la protection des données et des incidents chez Harnay. Il peut être joint à l'adresse privacy@harnay.com. L'article 15.4 expose son rôle au titre du PDPA.

7. ENREGISTREMENT, TRANSCRIPTION ET RÉDACTION PAR IA

7.1 Information donnée pour le Cabinet. Chaque Consultation est enregistrée et transcrite. Avant de rejoindre une Consultation, chaque Participant, Invités compris, est informé que l'audio de la Consultation est enregistré et transcrit, et le fait de la rejoindre vaut accord. Harnay présente l'avis et conserve chaque connexion, avec son heure et la version de l'avis affiché, pour le compte du Cabinet. Il n'est pas possible de rejoindre la Consultation sans enregistrement. L'enregistrement est réalisé pour établir le compte rendu que reçoit le Client, et sa base juridique est l'exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) : le contrat du Cabinet avec son Client et les conditions que chaque Participant a acceptées, à savoir les Conditions générales d'utilisation de Harnay pour le Client et tout Invité et, pour les Membres, les Conditions applicables aux cabinets et leur appartenance au Cabinet.

7.2 Ce qui est enregistré et quand cela est supprimé. Seul l'audio du microphone de chaque Participant est enregistré ; la vidéo et le partage d'écran ne sont jamais enregistrés. L'audio est conservé dans un espace de stockage privé situé à Francfort, en Allemagne, transcrit après la Consultation, et supprimé dès que la transcription est enregistrée. L'audio d'une Consultation qui ne se termine pas est supprimé immédiatement, et en tout état de cause dans un délai de 24 heures.

7.3 Transcription. L'audio est transcrit par le Sous-traitant ultérieur de reconnaissance vocale désigné à l'Annexe 2. Une fois que Harnay a récupéré une transcription, elle demande à ce Sous-traitant ultérieur de supprimer sa copie de la transcription.

7.4 Rédaction par IA. Le projet de compte rendu est préparé par les Sous-traitants ultérieurs d'IA désignés à l'Annexe 2 à partir de la transcription, des réponses du Client au questionnaire préalable et du profil du patient. Le Vétérinaire relit, corrige et signe le compte rendu, et seul un compte rendu signé parvient au Client. Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'un Client, ou l'affectant de manière significative de façon similaire, n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.

7.5 Fournisseurs d'IA et entraînement. Harnay n'a conclu aucun accord de non-conservation (zero-retention) avec ses fournisseurs d'IA. Ceux-ci peuvent conserver les données d'entrée pendant une courte période aux fins de détection des abus, conformément à leurs propres conditions. Aucun d'entre eux n'est autorisé à entraîner ses modèles sur les Dossiers du Cabinet : les conditions commerciales d'Anthropic interdisent l'entraînement sur le contenu des clients ; OpenAI n'utilise pas les données transmises par son API à des fins d'entraînement, sauf si le client y consent expressément, ce que Harnay n'a pas fait, et conserve les journaux de détection des abus pendant 30 jours au maximum ; et Harnay a refusé l'entraînement dans les paramètres d'utilisation des données de son compte ElevenLabs.

7.6 Vetty Scribe. Avec Vetty Scribe, un Vétérinaire enregistre une consultation en présentiel dans le navigateur d'un appareil de son choix. Harnay transcrit l'enregistrement et en tire un projet de compte rendu que le Vétérinaire relit, modifie et signe, comme le décrivent les articles 7.7 à 7.12. Les articles 7.1 à 7.4 ne s'appliquent qu'aux Consultations vidéo ; l'article 7.5 s'applique aux deux.

7.7 Consentement dans la salle de consultation. Avant le début d'un enregistrement, Vetty Scribe demande au Vétérinaire de confirmer que le client a consenti, selon la formulation de consentement propre au Cabinet ou, si le Cabinet n'en a défini aucune, selon celle de Harnay. Une fois le consentement confirmé pour un client, il est conservé au dossier du Cabinet et n'est plus redemandé. Chaque consultation consigne que le consentement a été confirmé, avec son heure, et un compte rendu ne peut pas être signé sans cette confirmation. La confirmation constitue une déclaration du Cabinet à Harnay. Elle ne transfère pas à Harnay la responsabilité qui incombe au Cabinet en vertu de l'article 4.2(c).

7.8 L'enregistrement. L'audio est sauvegardé dans le stockage du navigateur de l'appareil d'enregistrement avant d'être téléversé, afin qu'une coupure de connexion ne fasse pas perdre la consultation, puis il est conservé dans un espace de stockage privé situé à Francfort, en Allemagne. Il est transmis au Sous-traitant ultérieur de reconnaissance vocale désigné à l'Annexe 2 au moyen d'un lien signé qui expire au bout d'une heure. Une fois que Harnay a récupéré la transcription et achevé le traitement de la consultation, elle supprime la copie de la transcription détenue par ce Sous-traitant ultérieur. Le résultat brut fourni par le Sous-traitant ultérieur est conservé avec le dossier, comme élément de preuve à l'appui de la transcription.

7.9 Échantillons de voix et de rédaction. Un Vétérinaire peut enregistrer un court échantillon de sa propre voix, de quelques secondes. Vetty Scribe le place au début de chaque enregistrement réalisé par ce Vétérinaire, afin que la transcription puisse distinguer sa voix de celle du client, et cet échantillon parvient donc au Sous-traitant ultérieur de reconnaissance vocale avec chaque enregistrement. Un Vétérinaire peut également coller des comptes rendus antérieurs comme référence de style ; ils sont désidentifiés avant d'être conservés et utilisés uniquement pour façonner les propres comptes rendus de ce Vétérinaire. Harnay détient les échantillons de voix et de rédaction en tant que responsable du traitement, conformément à sa Politique de confidentialité, et ne conserve un échantillon de voix qu'avec le consentement explicite du Vétérinaire. Les voix sont transcrites, et non utilisées pour identifier quiconque.

7.10 Rédaction par IA. À partir de la transcription, les Sous-traitants ultérieurs d'IA désignés à l'Annexe 2 extraient les éléments cliniques, rédigent le projet de compte rendu selon le modèle choisi par le Vétérinaire, vérifient le projet au regard de la transcription et, le cas échéant, le traduisent ou l'adaptent au style de rédaction du Vétérinaire. Lorsqu'OpenAI est sélectionné, Harnay y fait appel avec la conservation des réponses désactivée. Le Vétérinaire relit, corrige et signe le compte rendu. Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'un client, ou l'affectant de manière significative de façon similaire, n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Vetty Scribe n'envoie aucun compte rendu ni aucun e-mail aux clients du Cabinet.

7.11 Durées de conservation de l'audio. Sur instruction du Cabinet visée à l'article 4.1, l'audio d'une consultation dont le compte rendu n'a pas été signé est supprimé 30 jours après son enregistrement, et l'audio d'une consultation dont le compte rendu a été signé est supprimé 7 jours après la première signature ; une modification ultérieure ne prolonge pas ce délai. Ces durées sont fixes. La suppression de l'audio n'entraîne pas celle de la transcription ni du projet de compte rendu.

7.12 Suppression d'une consultation. Tant que le Cabinet est ouvert, il peut supprimer à tout moment une consultation Vetty Scribe. Cela supprime immédiatement son audio et la masque dans les listes du Cabinet ; sa transcription et son compte rendu restent dans les Dossiers du Cabinet, comme le décrit l'article 13.1, sauf si le Cabinet donne instruction écrite à Harnay de les effacer plus tôt.

8. SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

8.1 Autorisation générale. Le Cabinet donne à Harnay une autorisation écrite générale de recruter des Sous-traitants ultérieurs. Les Sous-traitants ultérieurs en place à la date du présent DPA sont énumérés à l'Annexe 2, et le Cabinet les autorise.

8.2 Contrats avec les Sous-traitants ultérieurs. Harnay recrute chaque Sous-traitant ultérieur en vertu d'un contrat écrit qui impose des obligations en matière de protection des données offrant le même niveau de protection que le présent DPA, en particulier des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Harnay demeure pleinement responsable à l'égard du Cabinet de l'exécution des obligations de chaque Sous-traitant ultérieur.

8.3 Modifications. Harnay informe le Cabinet au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un Sous-traitant ultérieur, par e-mail adressé aux Administrateurs du Cabinet et par la mise à jour de l'Annexe 2. Lorsqu'une modification est nécessaire de toute urgence pour assurer la sécurité ou le fonctionnement du service, Harnay peut y procéder plus tôt et en informe le Cabinet dès que possible, en indiquant ses motifs.

8.4 Opposition. Le Cabinet peut s'opposer à un nouveau Sous-traitant ultérieur par écrit adressé à privacy@harnay.com dans ce délai de préavis, pour des motifs raisonnables tenant à la protection des données. Harnay examinera l'opposition de bonne foi et proposera une solution lorsqu'une solution est raisonnablement envisageable. Si les parties ne parviennent pas à résoudre l'opposition, le Cabinet peut mettre fin aux Conditions applicables aux cabinets en fermant le Cabinet avant l'entrée en vigueur de la modification, et Harnay rembourse la partie non utilisée de toute période d'Abonnement payée d'avance.

9. LIEUX DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DU CABINET

9.1 Stockage dans l'Union européenne. Harnay est établie en France. Les Dossiers du Cabinet sont stockés dans l'Union européenne, à Francfort, en Allemagne, où fonctionnent la base de données, le stockage de fichiers et les fonctions serveur de Harnay.

9.2 Traitement en dehors de l'Union européenne. Certains Sous-traitants ultérieurs traitent des Dossiers du Cabinet en dehors de l'Espace économique européen, comme l'indique l'Annexe 2 :

• (a) les Sous-traitants ultérieurs de reconnaissance vocale et de rédaction par IA les traitent aux États-Unis ;
• (b) le Sous-traitant ultérieur chargé des e-mails traite les noms, adresses e-mail et contenus des notifications aux États-Unis ;
• (c) le Sous-traitant ultérieur chargé de la vidéo, LiveKit, achemine l'audio et la vidéo en direct de chaque Consultation par le serveur LiveKit le plus proche de chaque Participant, qui peut se trouver en dehors de l'Espace économique européen, et conserve les enregistrements de session et les journaux qu'il retient dans la région de données de son projet, les États-Unis ;
• (d) le Sous-traitant ultérieur chargé de l'hébergement, Vercel, est établi aux États-Unis et sert le Portail au moyen de son réseau mondial ; et les Sous-traitants ultérieurs établis aux États-Unis, notamment Supabase, Upstash et PostHog, peuvent accéder depuis ce pays aux Dossiers du Cabinet stockés à Francfort, par exemple pour assurer l'assistance ou la maintenance de leur service.

10. TRANSFERTS INTERNATIONAUX

10.1 Transferts vers les Sous-traitants ultérieurs. Lorsqu'un Sous-traitant ultérieur traite des Dossiers du Cabinet dans un pays situé en dehors de l'Espace économique européen qui ne bénéficie d'aucune décision d'adéquation de la Commission européenne, ou y accède depuis un tel pays, le transfert est encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework) lorsque le Sous-traitant ultérieur est certifié à ce titre, à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (module 3, de sous-traitant à sous-traitant) figurant dans le contrat du Sous-traitant ultérieur avec Harnay, assorties de toute mesure supplémentaire que le transfert requiert. L'Annexe 2 indique la garantie applicable à chaque Sous-traitant ultérieur.

10.2 Cabinets établis en dehors de l'Espace économique européen. Harnay est un sous-traitant établi dans l'Union européenne. Lorsque le Cabinet est établi dans un pays situé en dehors de l'Espace économique européen qui ne bénéficie d'aucune décision d'adéquation de la Commission européenne (à la date du présent DPA, les Émirats arabes unis, l'Australie et Singapour, mais pas la Nouvelle-Zélande), et dans la mesure où le RGPD l'exige, le module 4 (de sous-traitant à responsable du traitement) des Clauses contractuelles types s'applique au transfert des Dossiers du Cabinet de Harnay vers le Cabinet et est intégré par référence au présent DPA, selon les options suivantes :

• (a) Harnay est l'exportateur de données et le Cabinet est l'importateur de données ;
• (b) la clause d'adhésion facultative (clause 7) ne s'applique pas ;
• (c) clause 17 : les clauses sont régies par le droit français ;
• (d) clause 18 : les litiges sont tranchés par les juridictions de Pontoise, en France ;
• (e) annexe I.A : les parties sont celles visées à l'article 1.1, avec les adresses qui y sont indiquées et celles figurant dans le Portail ; le contact de l'exportateur de données est Brahim Ouasti à l'adresse privacy@harnay.com, et le contact du Cabinet est celui enregistré dans le Portail ; l'annexe I.B est l'Annexe 1 du présent DPA.

10.3 Transferts relevant d'autres lois. Lorsque la Loi sur la protection des données du pays du Cabinet restreint le transfert des Dossiers du Cabinet à Harnay en France ou leur transfert ultérieur à un Sous-traitant ultérieur, les parties conviennent que le présent DPA et, le cas échéant, les Clauses contractuelles types constituent la garantie contractuelle de ce transfert, et l'article 15 s'applique.

11. DEMANDES DES PERSONNES CONCERNÉES

11.1 Assistance. Compte tenu de la nature du traitement, Harnay aide le Cabinet, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées visant à exercer leurs droits sur les Dossiers du Cabinet. Le Portail permet au Cabinet de consulter, rectifier et exporter les Dossiers du Cabinet. Pour tout ce que le Portail ne permet pas, le Cabinet peut écrire à privacy@harnay.com, et Harnay l'aidera sans retard injustifié.

11.2 Demandes adressées à Harnay. Si Harnay reçoit d'une personne concernée une demande relative aux Dossiers du Cabinet, elle la transmet au Cabinet sans retard injustifié et n'y répond pas elle-même, sauf pour informer la personne que sa demande a été transmise ou lorsque la loi impose à Harnay d'y répondre. Une demande portant sur des données dont Harnay est le responsable du traitement, y compris les Copies Client, reçoit une réponse de Harnay conformément à sa Politique de confidentialité.

12. VIOLATIONS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

12.1 Notification au Cabinet. Harnay notifie au Cabinet, sans retard injustifié et en tout état de cause dans un délai de 48 heures après en avoir pris connaissance, toute violation de données à caractère personnel affectant les Dossiers du Cabinet. La notification est effectuée par e-mail adressé aux Administrateurs du Cabinet.

12.2 Contenu de la notification. La notification décrit, dans la mesure de ce que Harnay sait alors : la nature de la violation, y compris les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés ; ses conséquences probables ; les mesures prises ou proposées pour y remédier et pour en atténuer les effets ; et le point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues. Lorsque Harnay ne peut pas fournir toutes ces informations en même temps, elle les fournit de manière échelonnée sans autre retard injustifié.

12.3 Qui notifie les autorités et les personnes concernées. Le Cabinet, en tant que responsable du traitement des Dossiers du Cabinet, décide de toute notification à son autorité de contrôle et aux personnes concernées et y procède. Harnay fournit au Cabinet les informations et l'aide dont il a raisonnablement besoin à cette fin. Harnay ne notifie pas, pour le compte du Cabinet, l'autorité de contrôle du Cabinet ni les clients du Cabinet d'une violation des Dossiers du Cabinet, sauf si le Cabinet le lui demande ou si la loi l'exige. Lorsque la même violation affecte également des données dont Harnay est le responsable du traitement, y compris les Copies Client, Harnay procède à ses propres notifications : à la CNIL dans les meilleurs délais et, lorsque le RGPD impose une notification, dans un délai de 72 heures après avoir pris connaissance de la violation ; à toute autre autorité compétente dans le délai prévu par la loi applicable ; et aux personnes concernées lorsque la loi l'exige.

12.4 Endiguement. Harnay prend des mesures raisonnables pour endiguer la violation, en limiter les effets et empêcher qu'elle ne se reproduise. Une notification au titre du présent article ne constitue pas une reconnaissance de faute ou de responsabilité.

13. CONSERVATION, SUPPRESSION ET RESTITUTION

13.1 Conservation pendant le service. Sur instruction du Cabinet visée à l'article 4.1, Harnay supprime le contenu de chaque Consultation (le questionnaire préalable, les messages et fichiers de la messagerie, la transcription et le compte rendu) 5 ans après la dernière Consultation du Client avec le Cabinet. L'audio est supprimé plus tôt, comme le décrit l'article 7.2. Les dossiers Vetty Scribe (article 3.1(d)) et les autres dossiers clients et patients du Cabinet sont conservés tant que le compte du Cabinet est ouvert ; l'audio de Vetty Scribe est supprimé plus tôt, comme le décrit l'article 7.11. Le Cabinet peut demander par écrit à Harnay de supprimer plus tôt certains Dossiers du Cabinet, et Harnay le fera sauf si la loi lui impose de les conserver ; cela n'affecte pas les Copies Client.

13.2 Restitution. Tant que le Cabinet est ouvert, un Administrateur peut télécharger à tout moment un export des Dossiers du Cabinet depuis les paramètres du cabinet : un fichier ZIP contenant les dossiers de consultation et comptes rendus signés, y compris ceux de Vetty Scribe, les transcriptions au format texte, et les listes des Consultations, clients, patients et notes. L'audio n'y est pas inclus, car il est supprimé une fois transcrit.

13.3 À la fin du service. Lorsque le Cabinet est fermé, ou que les Conditions applicables aux cabinets prennent fin pour tout autre motif, la personne qui a fermé le Cabinet peut télécharger l'export pendant 30 jours. À l'expiration de ces 30 jours, Harnay supprime les Dossiers du Cabinet comme le décrit l'article 16 des Conditions applicables aux cabinets, sauf si le droit de l'Union européenne ou d'un État membre impose à Harnay de les conserver. En acceptant le présent DPA, le Cabinet choisit cette combinaison de restitution et de suppression. Les Copies Client ne sont pas des Dossiers du Cabinet et restent dans le compte du Client jusqu'à l'expiration de la durée prévue à l'article 13.1.

13.4 Sauvegardes. Les données supprimées subsistent dans les sauvegardes de Harnay jusqu'à ce que celles-ci soient écrasées, ce qui intervient dans un délai de 30 jours. Harnay ne restaure pas de données supprimées à partir des sauvegardes, sauf pour se rétablir à la suite d'un incident.

13.5 Confirmation. Sur demande écrite du Cabinet, Harnay confirme par écrit que les Dossiers du Cabinet ont été supprimés.

14. INFORMATIONS ET AUDITS

14.1 Informations. Harnay met à la disposition du Cabinet toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD et du présent DPA, à commencer par le présent DPA et ses annexes et par ses réponses écrites aux questions raisonnables du Cabinet.

14.2 Audits. Lorsque ces informations ne suffisent pas à démontrer la conformité, ou lorsqu'une autorité de contrôle l'exige, Harnay permet la réalisation d'audits, y compris d'inspections, par le Cabinet ou par un auditeur indépendant qu'il a mandaté, et contribue à ces audits, aux conditions suivantes :

• (a) le Cabinet adresse un préavis écrit d'au moins 30 jours ainsi qu'un projet de périmètre ;
• (b) il n'est pas réalisé plus d'un audit par période de 12 mois, sauf si une autorité de contrôle en exige un autre ou si une violation de données à caractère personnel affectant les Dossiers du Cabinet est survenue ;
• (c) l'audit a lieu pendant les heures ouvrables, sans perturber de manière déraisonnable les activités de Harnay, et est limité au traitement des propres Dossiers du Cabinet ;
• (d) l'auditeur est tenu à la confidentialité, n'est pas un concurrent de Harnay, et n'accède ni aux données d'autres clients ni aux informations dont la divulgation compromettrait la sécurité du service ;
• (e) chaque partie supporte ses propres frais, et le Cabinet rémunère l'auditeur.

Harnay informe immédiatement le Cabinet si elle considère qu'une instruction donnée dans le cadre d'un audit constitue une violation des Lois sur la protection des données.

15. STIPULATIONS PROPRES À CERTAINS PAYS

15.1 Fonctionnement du présent article. Le reste du présent DPA s'applique à chaque Cabinet. Le présent article ajoute ce que la Loi sur la protection des données du pays du Cabinet exige en sus. Chaque partie se conforme aux Lois sur la protection des données qui lui sont applicables.

15.2 Union européenne. Pour un Cabinet établi à Chypre, en Espagne, en Grèce, en Italie ou au Portugal, le présent DPA constitue le contrat exigé par l'article 28, paragraphe 3, du RGPD, et l'autorité de contrôle du Cabinet est l'autorité de son propre État membre. L'autorité de contrôle chef de file de Harnay est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

15.3 Émirats arabes unis. Pour un Cabinet établi aux Émirats arabes unis, en dehors des zones franches financières dotées de leur propre législation en matière de protection des données, Harnay agit en tant que sous-traitant du Cabinet au sens du UAE PDPL. Harnay ne traite les Dossiers du Cabinet que sur les instructions du Cabinet et pour les finalités indiquées à l'Annexe 1, applique les mesures figurant à l'Annexe 3, notifie les violations au Cabinet comme le décrit l'article 12, et supprime les Dossiers du Cabinet comme le décrit l'article 13. Le Cabinet demeure responsable de toute notification au UAE Data Office et aux personnes concernées, ainsi que de la licéité du transfert des Dossiers du Cabinet à Harnay en dehors des Émirats arabes unis.

15.4 Singapour. Pour un Cabinet situé à Singapour, Harnay agit en tant qu'intermédiaire de données (data intermediary) du Cabinet au sens du PDPA. Le responsable de la protection des données (« Data Protection Officer ») de Harnay aux fins du PDPA est Brahim Ouasti, joignable à l'adresse privacy@harnay.com. Harnay protège les Dossiers du Cabinet au moyen de dispositifs de sécurité raisonnables, cesse de les conserver lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux finalités indiquées à l'Annexe 1, comme le décrit l'article 13, et informe le Cabinet sans retard injustifié, et dans le délai de 48 heures prévu à l'article 12.1, lorsqu'elle a des raisons de croire qu'une violation de données les concernant est survenue. Le Cabinet demeure responsable d'évaluer si une violation doit être notifiée et de la notifier à la Personal Data Protection Commission et aux personnes concernées dans le délai exigé par le PDPA. Au titre de l'obligation de limitation des transferts (Transfer Limitation Obligation), le présent DPA oblige Harnay et, par l'intermédiaire de leurs contrats, ses Sous-traitants ultérieurs à assurer aux Dossiers du Cabinet un niveau de protection comparable à celui du PDPA.

15.5 Australie. Pour un Cabinet situé en Australie qui est soumis au Privacy Act 1988, Harnay traite les Dossiers du Cabinet conformément aux Australian Privacy Principles applicables à leur sécurité, à leur utilisation, à leur communication et à leur communication à l'étranger, et aide le Cabinet à évaluer une violation de données susceptible d'être éligible (eligible data breach) au titre du régime Notifiable Data Breaches dans le délai de 30 jours prévu par ce régime. Le Cabinet demeure responsable de la notification à l'Office of the Australian Information Commissioner et aux personnes concernées.

15.6 Nouvelle-Zélande. Pour un Cabinet situé en Nouvelle-Zélande, Harnay détient les Dossiers du Cabinet en tant que mandataire (agent) du Cabinet aux fins de la section 11 du Privacy Act 2020, uniquement pour fournir le service, et ne les utilise ni ne les communique à ses propres fins. Le Cabinet demeure responsable de la notification d'une violation de la vie privée devant être notifiée (notifiable privacy breach) au Privacy Commissioner et aux personnes concernées.

16. RESPONSABILITÉ

16.1 Application des Conditions applicables aux cabinets. La responsabilité de chaque partie découlant du présent DPA ou s'y rapportant, qu'elle soit contractuelle, délictuelle ou autre, est soumise aux exclusions et limites prévues à l'article 21 des Conditions applicables aux cabinets, et s'impute sur le plafond unique qui y est fixé. Le présent DPA ne crée pas de second plafond.

16.2 Personnes concernées et autorités. Aucune stipulation du présent DPA ne limite la responsabilité de l'une ou l'autre partie envers les personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD ou des autres Lois sur la protection des données, ni les droits des personnes concernées au titre des Clauses contractuelles types. Chaque partie supporte toute amende qui lui est infligée par une autorité de contrôle.

17. DURÉE, DROIT APPLICABLE ET MODIFICATIONS

17.1 Durée. Le présent DPA prend effet lorsque le Cabinet accepte les Conditions applicables aux cabinets et reste en vigueur aussi longtemps que Harnay traite des Dossiers du Cabinet. Les articles 12, 13, 14 et 16 survivent aussi longtemps qu'ils demeurent pertinents.

17.2 Droit applicable et juridictions. Le présent DPA est régi par le droit français, et les tribunaux de Pontoise, en France, sont seuls compétents, comme le prévoit l'article 24 des Conditions applicables aux cabinets, sauf lorsque les Clauses contractuelles types en disposent autrement.

17.3 Modifications. Harnay peut modifier le présent DPA comme le décrit l'article 23 des Conditions applicables aux cabinets, moyennant un préavis d'au moins 30 jours pour toute modification substantielle, à l'exception d'une modification de l'Annexe 2, qui suit l'article 8.3. Aucune modification ne peut réduire la protection que le présent DPA accorde aux Dossiers du Cabinet en deçà de ce qu'exigent les Lois sur la protection des données.

18. CONTACT

Brahim Ouasti EI, exerçant sous le nom commercial Inumbra Labs
Entrepreneur individuel immatriculé en France (RNE), SIREN 538 543 034, numéro de TVA intracommunautaire FR24538543034
Contact pour la confidentialité, la protection des données et les incidents : Brahim Ouasti, privacy@harnay.com

ANNEXE 1. DESCRIPTION DU TRAITEMENT

Objet. Héberger et traiter les Dossiers du Cabinet afin que le Cabinet puisse tenir des Consultations vidéo avec ses clients au moyen de Harnay Pro, enregistrer ses consultations en présentiel avec Vetty Scribe, tenir ses dossiers clients et patients, et recevoir des projets de comptes rendus de consultation que ses Vétérinaires relisent et signent.

Durée. Aussi longtemps que le Cabinet utilise Harnay Pro, puis jusqu'à la suppression décrite à l'article 13. L'audio d'une Consultation n'est conservé que jusqu'à sa transcription, et 24 heures au maximum si la Consultation ne se termine pas. L'audio d'un enregistrement Vetty Scribe est conservé comme le décrit l'article 7.11.

Nature du traitement. Collecte, enregistrement, conservation, organisation, transcription par reconnaissance vocale, rédaction automatisée par des modèles d'IA, affichage aux Membres du Cabinet, transmission des comptes rendus signés aux Clients, export et suppression. L'audio et la vidéo en direct sont transmis mais non conservés, à l'exception de l'audio du microphone de chaque Participant, enregistré jusqu'à sa transcription. Pour Vetty Scribe : enregistrement dans le navigateur du Vétérinaire et téléversement, transcription, extraction des éléments cliniques, rédaction, vérification au regard de la transcription, traduction ou adaptation au style du Vétérinaire, modification, signature et gestion des versions.

Finalités. Fournir la Consultation et sa messagerie ; informer chaque Participant, avant qu'il ne rejoigne l'appel, que la Consultation est enregistrée, et consigner chaque connexion ; enregistrer, transcrire et rédiger un compte rendu soumis à la relecture du Vétérinaire, à partir d'une Consultation ou d'une consultation en présentiel enregistrée avec Vetty Scribe ; remettre le compte rendu signé au Client ; conserver, afficher et exporter les dossiers clients et patients du Cabinet ; et les supprimer à l'expiration de la durée de conservation ou à la fin du service.

Catégories de personnes concernées.

• les clients du Cabinet (propriétaires d'animaux), y compris les personnes qu'il ajoute ou importe dans le Portail ;
• les Invités qu'un Client invite à une Consultation ;
• toute personne dont la voix est captée par un enregistrement Vetty Scribe, comme le client et toute personne qui l'accompagne ;
• les Membres du Cabinet, dans la mesure où ils apparaissent dans les Dossiers du Cabinet (par exemple en tant qu'auteur ou signataire d'une note ou d'un compte rendu, ou en tant que voix dans un enregistrement).

Les animaux ne sont pas des personnes concernées, mais les données les concernant sont liées à leurs propriétaires.

Catégories de données à caractère personnel.

• données d'identité et coordonnées des clients : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et, lorsqu'elles sont fournies, adresses postales ;
• données relatives au patient liées au client : nom, espèce, race, date de naissance, sexe, statut de stérilisation, poids, numéro d'identification électronique (puce), photo, allergies, traitements, affections chroniques et antécédents de l'animal ;
• réponses au questionnaire préalable et pièces jointes (images) ;
• messages et fichiers de la messagerie (images et documents PDF) ;
• l'audio du microphone de chaque Participant, son nom tel qu'il apparaît dans l'appel, et la trace de la connexion de chaque Participant, avec son heure et la version de l'avis d'enregistrement affiché ;
• la transcription, les intervenants étant identifiés par leur rôle ;
• le projet de compte rendu et le compte rendu signé, les notes du Vétérinaire et les notes du Cabinet ;
• les fichiers que le Cabinet ajoute aux rendez-vous ;
• pour Vetty Scribe : l'audio de la consultation et tout ce qui y est dit ; la confirmation que le client a consenti, avec son heure ; la transcription et le résultat brut de la reconnaissance vocale ; les éléments extraits ; le projet de compte rendu et le compte rendu signé, avec leurs versions, leur piste d'audit et la signature du Vétérinaire.

Catégories particulières. Les Dossiers du Cabinet n'ont pas vocation à contenir des catégories particulières de données à caractère personnel. Une Consultation peut en révéler incidemment, par exemple un élément relatif à la santé d'un Client mentionné pendant l'appel, et Harnay leur applique les mêmes mesures. Harnay n'utilise pas les voix pour identifier quiconque.

Fréquence. Continue, aussi longtemps que le Cabinet utilise Harnay Pro.

Autorité de contrôle compétente pour Harnay. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), France.

ANNEXE 2. SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

Les Sous-traitants ultérieurs suivants traitent des Dossiers du Cabinet pour Harnay Pro à la date du présent DPA. Chacun est recruté conformément à l'article 8. Dans la dernière colonne, « DPF ou CCT » (« DPF or SCCs ») désigne le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework) lorsque le Sous-traitant ultérieur est certifié à ce titre, à défaut les clauses contractuelles types (module 3), comme le décrit l'article 10.1.

Stripe n'est pas un Sous-traitant ultérieur au titre du présent DPA. Le Cabinet contracte directement avec Stripe pour son Compte Stripe, et l'utilisation par Harnay des données Stripe pour son propre compte est couverte par sa Politique de confidentialité.

ANNEXE 3. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Localisation et hébergement. Les Dossiers du Cabinet sont stockés dans l'Union européenne, à Francfort, en Allemagne, auprès d'un hébergeur reconnu dont le stockage est chiffré au repos.

Chiffrement en transit. Tout le trafic vers harnay.com et pro.harnay.com est servi en HTTPS, et les navigateurs reçoivent l'instruction de n'utiliser que le HTTPS (HTTP Strict Transport Security). La vidéo et l'audio transitent par des connexions WebRTC chiffrées.

Contrôle d'accès. Les règles d'accès à la base de données limitent chaque utilisateur aux données de son propre Cabinet ou de son propre compte, et chaque nouvelle table et fonction reçoit des droits d'accès explicites. Les Dossiers du Cabinet sont conservés dans un stockage privé. L'accès d'un Membre aux Dossiers du Cabinet prend fin immédiatement lorsqu'il est retiré ou qu'il part. Les Administrateurs contrôlent qui appartient au Cabinet et dans quel rôle.

Audio des Consultations. L'audio est conservé dans un espace de stockage privé distinct auquel aucun compte utilisateur ne peut accéder, seuls les serveurs de Harnay le pouvant. Chaque identifiant de téléversement est limité à un seul fichier et expire au bout de 6 heures. L'audio est supprimé une fois la transcription enregistrée, et le nom du Participant est alors effacé de la fiche de l'enregistrement. La vidéo et le partage d'écran ne sont jamais enregistrés.

Vetty Scribe. Un enregistrement ne peut pas commencer sans la confirmation par le Vétérinaire que le client a consenti, et un compte rendu ne peut pas être signé sans elle. L'audio de Vetty Scribe, les échantillons de voix et les exports sont conservés dans un stockage privé et ne sont accessibles qu'au moyen de requêtes authentifiées. Une consultation Vetty Scribe n'est visible que par le Vétérinaire qui l'a enregistrée et par les Administrateurs du Cabinet. Le fournisseur de reconnaissance vocale reçoit l'audio au moyen d'un lien signé qui expire au bout d'une heure. Chaque compte rendu conserve ses versions et une piste d'audit des événements survenus sur la consultation, y compris la signature et les modifications. L'audio est sauvegardé dans le stockage du navigateur de l'appareil d'enregistrement avant d'être téléversé, afin qu'une coupure de connexion ne fasse pas perdre une consultation.

Fichiers. Les fichiers sont accessibles au moyen de liens signés qui expirent au bout de 6 heures, ou au moyen de requêtes authentifiées adressées aux serveurs de Harnay. Les exports ne sont téléchargés qu'au moyen d'une requête authentifiée, jamais au moyen d'un lien public. Le type de chaque fichier téléversé est vérifié à partir de son contenu, et les tailles sont limitées.

Authentification. Chaque adresse e-mail est confirmée au moyen d'un code à usage unique avant utilisation. Les mots de passe doivent comporter au moins 8 caractères et sont conservés par le service d'authentification sous forme hachée. Les Membres peuvent à la place se connecter avec Google. L'inscription et les autres requêtes sensibles sont soumises à une limitation du débit.

Accès des opérateurs. La console d'opérateur de Harnay ne peut être utilisée que par des comptes d'opérateurs nominatifs que Harnay a autorisés, et chaque action d'un opérateur est consignée dans un journal d'audit.

Données de paiement. Les données de carte sont collectées et détenues par Stripe et ne parviennent jamais aux serveurs de Harnay.

Minimisation et conservation des données. L'audio des Consultations est supprimé une fois transcrit, et l'audio de Vetty Scribe comme le décrit l'article 7.11. Les échantillons de rédaction sont désidentifiés avant d'être conservés. La copie de chaque transcription détenue par le fournisseur de reconnaissance vocale est supprimée une fois récupérée. Le contenu des Consultations est supprimé 5 ans après la dernière Consultation du Client avec le Cabinet, et les Dossiers du Cabinet 30 jours après la fermeture du Cabinet, comme le décrit l'article 13. Les sauvegardes sont écrasées dans un délai de 30 jours.

Sous-traitants ultérieurs. Chaque Sous-traitant ultérieur est recruté en vertu d'un contrat écrit comportant des obligations en matière de protection des données, et aucun d'entre eux n'est autorisé à entraîner des modèles d'IA sur les Dossiers du Cabinet.

Personnes. Toute personne que Harnay autorise à traiter des Dossiers du Cabinet est tenue à la confidentialité. Brahim Ouasti est responsable de la protection des données et de la gestion des incidents.